Zielführende Meetings
„Das Leben ist zu kurz für lange Meetings.“ (Klaus Klages)
Ein Meeting, zu Deutsch Besprechung, ist eine Zusammenkunft von mindestens zwei, um gezielt relevante Themen zu besprechen und/ oder Entscheidungen herbeizuführen. Laut Studien von führenden Unternehmensberatungen sind 40 % der Zeit von Besprechungen einfach vertan. Dramatischer ausgedrückt, werden 4 von 10 Meetings nicht sinnvoll genutzt. Für viele ist das nichts Neues. Eine reine Zeit- und Geldverschwendung, denn Geld ist Zeit und Zeit ist Geld.
Ein Meeting muss gut überlegt sein – auch wie ein Meeting durchgeführt werden sollte. Was soll in dem Meeting behandelt, thematisiert und kommuniziert werden? Welches Medium ist dafür adäquat genug? Oftmals lässt es sich effizienter sowie kostengünstiger über ein anderes Medium – wie E-Mail, Telefon, Instant Messaging oder auch Video Calling – abwickeln.
Nebenbei: Führen Sie Besprechungen doch mal im Stehen durch. Sie werden merken, dass niemand gerne lange steht und nach höchstens 30 min ist es getan.
Effizientes Besprechungsmanagement
Meetings machen so richtig Spaß, wenn es konkrete Ergebnisse und greifbare Erfolge bringt. Doch um dies zu erreichen, muss eine gute Vorbereitung, sorgfältige Durchführung und genaue Ergebniskontrolle geschehen. Das ist zwar mit einigem Aufwand verbunden, aber bei strukturierter Vorgehensweise fällt das nach und nach einfacher.
Die Teilnehmer
Die richtige Zusammensetzung der Teilnehmer ist das A und O für ein erfolgreiches Meeting. Achten Sie genau auf die Zusammenstellung: Weniger ist mehr. Zu viele Personen erschweren Diskussionen und Entscheidungsfindungen (erheblich). Laden Sie wirklich nur die Personen ein, die unmittelbar beteiligt und zu involvieren sind. Ungünstig ist es auch wenn ein Meeting gut besucht ist, aber die Entscheidungsträger fehlen. Prüfen Sie vorab genau:
Für wen sind die Inhalte des Meetings relevant?
Wer muss nicht oder vielleicht nur kurz dabei sein?
Welche Entscheidungsträger sollten unbedingt dabei sein?
Brauchen Sie Experten, die Sie dazu bitten können?
Tipp: Sobald Sie diese Fragen für sich geklärt haben, sollten Sie frühzeitig die Einladungen versenden. In die Einladung kommen die Agenda mit allen Tagesordnungspunkten, das damit beabsichtigte Ziel und den genauen Zeitbedarf.
Der Moderator
Bei vielen Meetings geht es drunter und drüber. Für erfolgreiche Meetings ist ein Besprechungsleiter unabdinglich. Er muss der Besprechung Struktur geben, es zielorientiert führen, dabei aber nicht autoritär sein. Ein guter Moderator ist in der Lage das Meeting inhaltlich auf Kurs zu halten, Meinungsunterschiede aufzuzeigen, alle Teilnehmer adäquat zu involvieren und Entscheidungen herbeizuführen. Zwischenergebnisse stellt er visuell – für alle sichtbar, hier ist jegliche Medienwahl möglich solange sie keine Barrieren aufzeigt – sodass Absprachen, Vereinbarungen einen verbindlichen Charakter bekommen.
Die Agenda
Die Agenda ist ein wesentlicher Knackpunkt für ein erfolgreiches Meeting. Struktur, eindeutig festgelegte Prioritäten und ein realistischer Zeitplan sind das A und O. Hilfestellung zur Formulierung sind folgende Fragestellungen:
- Was sind die Ziele des Meetings?
- Welche Tagesordnungspunkte sollen besprochen werden?
- Was hat welche Priorität? (Prioritätenreihenfolge festlegen)
- Wie sieht der zeitliche Ablauf der Besprechung aus?
- Woran lassen sich Erfolge und Misserfolge des Meetings feststellen?
Der Zeitplan
Gelungene Meetings beginnen pünktlich und enden auch wie geplant. Falls die vereinbarte Besprechungszeit nicht ausreicht, sollte man nicht einfach überziehen, sondern die Gruppe dazu fragen. Wenn nicht, muss ein neuer Termin vereinbart werden, der an die vorangegangene Besprechung anknüpft.
>> Je kürzer, desto effizienter. Ein Meeting dauert 30 min maximal 60 min. <<
Das Protokoll
Ein Protokoll (oder auch: Ergebnisprotokoll) ist ein Muss für jedes Meeting. Es dient als Gedächtnisstütze – es sollte auch so aufgearbeitet sein, dass auch für diejenigen verständlich und nachvollziehbar, die an dem Meeting nicht teilgenommen haben. In dem Protokoll sind auch die Aufgaben enthalten, für die sich Teilnehmer verpflichtet haben. Somit auch ein ausgezeichnetes Kontrollinstrument. Neuerdings werden die Protokolle auch live während des Meetings erstellt, das dauert zwar ein wenig länger, doch so verhindert man Missverständnisse und Missinterpretationen.
Spielregeln für Ihr Meeting!
- Einander ausreden lassen!
- Keine Zwischenrufe und Killerphrasen!
- Keine persönliche Angriffe!
- Keine langen Monologe!